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コスト削減事例
CASE STUDY
CASE 01
IT技術者派遣会社における請求書の自動発行
課題
毎月300名のIT技術者の請求書をクライアントに発行している。
請求内容をクライアントに確認してもらうため、原本送付の前にPDFでメール送信。
〆日後3営業日以内での請求書発行がマストなため、毎月この期間は営業スタッフは事務作業にかかりきりとなり本来の営業活動ができない。
販売管理システムの導入も検討したが、高価な割に欲しい機能をすべて満たすものがない。
RPA化内容
顧客/案件/IT技術者ごとの勤務実績の情報をまとめたリスト（CVS）から請求書（Excel）フォーマットに自動出力できるロボットを作成。
請求書のExcelファイルをPDFに自動変換し、クライアントに自動送信するロボットを作成。
クライアントの確認ができたものを別フォルダに移せば、自動的に印刷出力されるロボットを作成。
コスト削減効果
作業の自動化により下記の工数コスト削減を実現。
営業スタッフは本来の営業活動に時間をさけるようになった。
手作業でなくなったためミスも削減。
ロボットは件数増にもコスト増なく対応できるため、事業規模の拡大に懸念がなくなった。
作業名 | 件数 | 作業に要した時間／件 | 削減時間 | 人件費／時間 | 作業に要したコスト／月 |
|---|---|---|---|---|---|
請求書（Excel）の作成作業 | 300 | 10分 | 50.0時間 | ¥2,500 | ¥125,000 |
PDF化してメール送信する作業 | 300 | 10分 | 50.0時間 | ¥2,500 | ¥125,000 |
印刷出力する作業 | 300 | 5分 | 25.0時間 | ¥2,500 | ¥62,500 |
RPA導入前
RPA導入後
＋ROBOT 費用／月
10 万円
コスト削減額／月
212,500 円
CASE 02
金融系営業会社の
月次経営会議のための経営データ集計
課題
毎月開催される経営会議のために、全国の営業所の業績やKPIデータを経営企画部門が集計している
集計すべきデータは、複数併用しているシステムから取り出さねばならない。
システムのうちいくつかはクラウドサービスのためデータエクスポート機能がなく、手作業で転記しなければならない。
これら作業のために、3人の経営企画スタッフが5営業日ほどかかりきりになり、他の業務ができない。
RPA化内容
エクスポート機能がないクラウドシステムから必要なデータを抜き出しExcelデータに集計するロボットを作成。
複数システムから抜き出したデータを一つのExcelファイル集計するロボットを作成。
集計値を表やグラフにして経営会議資料としてまとめるロボットを作成。
コスト削減効果
作業の自動化により下記の工数コスト削減を実現。
経営企画部門は、より生産的でクリエイティブな業務に時間をさけるようになった。
手作業でなくなったためミスも削減。
ロボットで自動化できたため、より多くのKPIを設けることにも懸念がなくなった。
作業名 | 作業に要する人員 | 作業に要する日数 | 人件費／日／人 | 作業に要した コスト／月 |
|---|---|---|---|---|
クラウドシステムからデータを抜き出す作業 | 3人 | 2日 | ¥25,000 | ¥150,000 |
複数システムのデータを集計する作業 | 3人 | 1日 | ¥25,000 | ¥75,000 |
経営会議としてまとめる作業 | 3人 | 1日 | ¥25,000 | ¥75,000 |
RPA導入前
RPA導入後
＋ROBOT 費用／月
8 万円
コスト削減額／月
220,000 円
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